Comment organiser un évènement professionnel avec succès

Conférence, forum, séminaire, convention, et autres sont des évènements professionnels qui requièrent une organisation mûre et ordonnée. Mais comment faire pour organiser un évènement professionnel réussi ?

Déterminer le but du rassemblement et viser un public

La première chose que vous devez assimiler avant d’ouvrir une conférence est de définir l’objectif principal de votre évènement professionnel. S’agit-il d’une stimulation de vos collègues ? D’un acte de sensibilisation, ou est-ce pour développer la cohésion de votre groupe ? Il ne faut surtout pas confondre l’objectif principal, au risque de se perdre durant la conférence. Se poser les bonnes questions concernant le thème de votre présentation permettra de déterminer cet objectif. Et l’objectif détermine, ensuite, de lui-même la composition de votre public qui déterminera à son tour la nature de l’évènement. En fonction de ce but, il vous faudra trouver un lieu pour organiser cet événement: un centre de convention, un hôtel ou dans vos locaux par exemple.

Établir le thème et le format de votre évènement

Vous connaissez maintenant les raisons d’être de votre évènement ainsi que le public visé. Il vous faut désormais trouver la nature, mais aussi le thème de ce dernier. La nature de l’évènement est très diversifiée : séminaire, voyage de motivation, conférence, networking, salon, etc. Dans le cas d’une conférence, par exemple, le thème principal doit refléter un savoir à transmettre, ou répondre à une interrogation du public. Il doit être bien défini, afin de ne pas aborder un sujet prévu sur d’autres évènements. Les intervenants ne doivent pas non plus être choisis au hasard, car leur choix découle de la composition de votre public. Par exemple, si le public est constitué de vos collègues, il vaut mieux choisir un individu externe à la société. De même, si vous organisez un évènement pour votre clientèle, privilégiez une personne interne à votre organisation.

La date de l’évènement

La date doit être approuvée par un maximum de personnes, que ce soit du côté des intervenants ou de celui du public. Il est fortement déconseillé d’organiser un évènement professionnel pendant un jour non ouvrable, ou pendant les vacances scolaires. Souvent, le mardi et le jeudi sont les jours choisis pour la tenue d’une conférence ou d’un salon. La date de votre évènement ne doit pas non plus coïncider avec celle d’un autre évènement, car il y aurait alors un conflit de temps et de personnel.

Ces trois conseils sont les plus importants pour pouvoir organiser en toute clarté un évènement professionnel. Mais il existe encore de nombreux autres « trucs » pour bien organiser son propre évènement.