Toutes les entreprises sont tenues de procéder à l'archivage pour la bonne gestion de leur entreprise. L'archivage est une activité sensible dans les entreprises car il s'agit souvent d'une activité chronophage et considérée à faible valeur ajoutée. Pour autant, l'archivage doit être réalisé avec minutie pour éviter de perdre les documents qui peuvent s'avérer très utiles en cas de contrôle, notamment de l'administration fiscale. La perte des archives est la pire des craintes pour les entreprises.
Comment organiser un archivage efficace ?
Tout d'abord, il est important de réaliser des procédures d'archivage pour que la personne en charge de cette activité connaisse les tâches à accomplir. L'improvisation est la pire des choses en matière d'archivage. Toutes les personnes qui réalisent cette activité doivent l'accomplir de la même façon. Il s'agit de la première règle d'or à respecter pour être sûr de pouvoir récupérer les documents, le cas échéant. La deuxième règle est de prévoir des boites d'archives personnalisées afin que le rangement puisse se faire aisément. Il est possible de créer des boites par client avec des couleurs spécifiques pour chacun d'eux afin de les retrouver de façon visuelle, au premier coup d'œil.
La personnalisation permet de prévoir un cadre pour le QR code afin de gagner du temps dans l'archivage et le désarchivage. La troisième règle d'or est de ranger les archives de façon ordonnée sur les rayonnages. Là encore, il s'agit d'une étape qui nécessite un savoir-faire. L'archivage n'est pas le fait d'empiler des boites mais bien de les ranger pour les retrouver le jour J afin d'apporter la preuve d'un contrat ou du paiement d'une facture.
Où archiver ?
L'archivage nécessite de la place et les entreprises n'ont pas toujours les mètres carrés nécessaires. Pour autant, il est impératif de rappeler des règles élémentaires. Il est préférable d'éviter de mettre les archives en sous-sol, sous peine en cas d'inondation de perdre toutes ses archives. En outre, il est conseillé d'acheter des armoires ignifugées pour les archives les plus sensibles afin d'éviter qu'elles flambent en cas d'incendie. Il s'agit d'un investissement qui peut s'avérer payant. Enfin, les archives contiennent des informations sensibles, aussi il est recommandé de prévoir un dispositif de sécurité afin d'éviter les vols.
